Законно ли отправлять расчетные листы на почту. Выдача расчетных листков в электронном виде. На основании чего составляется журнал

Листки нетрудоспособности скоро будут выдавать в электронном виде . А на сегодняшний день в электронном виде можно купить авиабилеты, подать иск, ставить подписи, вести учёт выдачи средств индивидуальной защиты, подавать декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда и даже получить административный штраф (п. 5.1 ст. 29.10 КоАП РФ).

Но как проинформировать работника о причитающихся ему выплатах, если тот, к примеру, заболел или в день выдачи зарплаты находится в пути, является высококвалифицированным иностранным специалистом, не владеющим русским языком, либо не сможет вовсе прочитать его, так как имеет ограниченные возможности по состоянию здоровья?

Попробуем разобраться, почему же расчётный листок остаётся «обездоленным» в век информационных технологий, ведь требований к нему куда меньше, чем к тому же авиабилету или постановлению об административном правонарушении.

Персональные данные ― надёжная защита

Обратимся к норме закона. Часть 6 ст. 136 ТК РФ обязывает работодателя при выплате заработной платы извещать в письменной форме каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, о размерах иных сумм, начисленных работнику, о размерах и об основаниях произведённых удержаний и об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Первое преимущество электронного расчётного листа заключается в необязательности указания персональных данных работников. Обратите внимание: закон не требует указывать в расчётном листке фамилию, имя и отчество работника. Поэтому при утверждении формы расчётного листка работодателю достаточно под личную подпись довести до сведения сотрудника то, что в расчётном листке будет указываться вместо Ф.И.О. его табельный номер, и в случае утери листка это не повлечёт за собой разглашение персональных данных вследствие их обезличивания. А с учётом возможного ужесточения административного наказания за нарушение законодательства о персональных данных данный вопрос становится ещё актуальнее.

Особенно удобен этот приём для гражданского персонала различных силовых структур: как правило, там действуют довольно строгие правила в отношении даже весьма простых документов. Конечно, многие специалисты могут возразить, ведь всю информацию о заработной плате, включая Ф.И.О. работника, легко можно «зашить», к примеру, в QR -код. Но также у многих есть телефоны, которые подобный код могут прочитать на раз-два, а вот табельный номер работника знает он сам и ограниченный круг его коллег, которые несут ответственность за разглашение персональных данных. А в случае возникновения споров, касающихся неправомерных действий (бездействия) работодателя при обработке и защите персональных данных работника, такие конфликты будет рассматривать суд, так как согласно ст. 391 ТК РФ подобные споры рассматриваются непосредственно судом.

Пример 1

Работодатель выдавал расчётные листки работникам в запечатанных конвертах, аналогичных тем, в которых банки выдают ПИН-код к банковским карточкам. Однако человеческий фактор никуда не денешь: конверты перепутали, вследствие чего два работника узнали размер заработной платы друг друга и «закатили» скандал, которого можно было избежать, если бы в расчётных листках стояли не фамилии, а номера и выдавались они в электронном виде на адрес электронной почты сотрудника.

Экономия денег

Следующее преимущество выдачи расчётного листка в электронном виде состоит в экономии бумаги. Да-да, не смейтесь. Особенно это актуально для крупных организаций. Попробуйте посчитать в уме количество работников в вашей компании, умножьте на двенадцать ― количество бумаги, необходимое для распечатки данных. Результат получится далеко не скромным. Для маленьких компаний это не проблема, а вот для больших (особенно «зелёных») это нововведение будет спасением от рутины бумажной работы и даст неплохую возможность сэкономить.

Действующая редакция ст. 136 ТК РФ прямо указывает, что расчётный листок выдаётся в письменной форме, а легальное определение понятия «письменная форма» содержится в ч. 2 ст. 434 ГК РФ, согласно которой договор в письменной форме может быть заключён путём составления одного документа, подписанного сторонами, а также путём обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. На практике же проверяющие непреклонны: расчётные листки должны выдаваться исключительно на бумаге (за исключением дистанционных работников).

При этом Минфин России выразил в письме абсолютно верную позицию: законодательством не предусмотрено ни формирование, ни хранение вторых экземпляров расчётных листков . По сути, при проверках и при требовании работников о повторной выдаче расчётных листков они просто заново распечатываются.

На деле получается занимательная вещь: расчётный листок выдан работнику, второй экземпляр расчётного листка работодатель хранить не обязан, однако в случае невозможности подтвердить выдачу листка работнику он может схлопотать штраф, причём на основании акта проверки и постановления по делу об административном правонарушении, составленных в форме электронного документа. Ирония судьбы, да и только.

К счастью, совсем недавно лёд тронулся. В рамках Российского инвестиционного форума «Сочи-2017» состоялась сессия «Трудовые отношения в цифровой экономике», на которой глава Роструда Всеволод Вуколов отметил, что возможность оформления трудовых договоров в электронном виде является одной из ключевых задач на сегодня . Это не только поможет дистанционным работникам, вахтовикам оформить свои трудовые отношения, но и снизит издержки компаний, которые вкладывают большие средства в документооборот.

От себя добавлю, что данная инициатива является весьма актуальной и своевременной и позволит одновременно с воплощением в жизнь идеи электронных трудовых договоров решить вопрос в отношении «бедного родственника» трудового договора – расчётного листка, а именно о возможности выдачи расчётных листков в электронной форме. Выражу уверенность, что это значительно упростит задачу реализации поручения главы государства по созданию единого пространства цифровой экономики.

Форма расчётного листка

Рекомендованной (унифицированной) формы расчётного листка нет, что отрицательным образом сказывается на исполнении работодателем обязанности по её утверждению. Нередки случаи, когда информация, включённая в расчётный лист, абсолютно не нужна работнику или составные части заработной платы преподносятся в форме аббревиатур, разгадать которые могут только посвящённые.

На мой взгляд, оформление и последующая выдача расчётного листка в электронной форме позволит профсоюзам (либо производственным советам на локальном уровне) на уровне отраслевых соглашений закреплять его рекомендуемую форму для всех работодателей определённой отрасли и размещать её в открытом доступе в целях оптимального соблюдения требований трудового законодательства, касающихся оплаты труда работников, и существенно снизит риск привлечения работодателя к административной ответственности за применение неутверждённой формы расчётного листка.

Пример 2

Пунктом 3.2.12 Отраслевого соглашения по угольной промышленности Российской Федерации в настоящее время установлена обязанность работодателя выплачивать работникам, за исключением работников, получающих оклад (должностной оклад), за нерабочие праздничные дни, в которые они не привлекались к работе, дополнительное вознаграждение в размере 1/21 от МРОТ, с начислением на него районного коэффициента и северных надбавок.

Размещение на сайтах профсоюзов или объединений работодателей утверждённой формы расчётного листка с конкретными составными частями зарплаты (в том числе и самым малоизвестным в России дополнительным вознаграждением, предусмотренным ч. 3 ст. 112 ТК РФ), выдаваемого в электронном виде, поможет работодателям эффективно информировать работников о причитающихся им выплатах, а работникам ― непосредственно участвовать в управлении организацией согласно положениям ст. 53 ТК РФ.

Добавим, что существующие программно-технические средства позволяют создавать и направлять расчётные листки на электронную почту и мобильные устройства; составлять графики, показывающие рост либо уменьшение заработной платы в динамике; привязывать данные об удержаниях налогов к личному кабинету налогоплательщика и прочее. Возможностей не счесть. Например, концепция синхронного платежа в соответствующие фонды и выплаты заработной платы, что положительно скажется на уровне социальной защищённости работников.

При этом необходимо понимать, что электронный и бумажный способы информирования работников станут равнозначными лишь после соответствующих изменений в трудовом законодательстве, необходимость которых давно назрела. На самом деле ничего кардинального предпринимать не придётся. В ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ весьма подробно изложены особенности одновременного применения первичных документов как в бумажной, так и в электронной форме.

В случае возникновения споров между работником и работодателем в суд расчётные листки предоставляются, как правило, на бумажном носителе .

При проведении проверки инспекцией труда расчётные листки могут быть предоставлены в форме электронных документов (ч. 6 ст. 11 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.2008 № 294-ФЗ). Причём начиная с 10.01.2016 такие электронные документы должны быть подписаны работодателем усиленной квалифицированной электронной подписью (ранее можно было представлять в виде электронных документов).

Обратите внимание! Оперативное предоставление работодателем электронных документов при проведении проверки, выявившей нарушений в сфере оплаты труда, позволит существенно снизить штрафные санкции. Согласно п. 4 ч. 1 ст. 4.2 КоАП РФ это будет расценено как оказание содействия в установлении обстоятельств правонарушения и позволит (в случае отсутствия спора) исполнить предписание до рассмотрения дела об административном правонарушении, что существенно смягчит административную ответственность, предусмотренную ч. 1 и 6 ст. 5.27 КоАП РФ.

Пример

Работодатель нарушил сроки выплаты заработной платы и при проведении проверки предоставил инспектору труда в течение 1-2 дней после начала документарной проверки расчётные листки работников в электронной форме, в которых отражены суммы денежной компенсации за задержку заработной платы, выплаченные работникам (соблюдение требований ч. 1 ст. 136 и 236 ТК РФ), тем самым оказав содействие и добровольно устранив последствия выявленного нарушения. При таких обстоятельствах сумма штрафа будет минимальной, а некоторые суды (учитывая характер правонарушения и имущественное положения правонарушителя) и вовсе могут назначить меру административного наказания в виде предупреждения .

Послесловие

Возможность предоставления расчётных листков в виде электронного документа для проверяющего наиболее ярко подчеркивает объективно сложившуюся картину, позволяющую осуществлять информирование работников о заработной плате в электронной форме без проведения различных экспериментов, публичных обсуждений законопроектов и «обкатки» в пилотных регионах. Если закон позволяет направлять расчётные листки в электронной форме инспектору труда, то и в отношении работников можно быть не столь щепетильным.

С учётом изменений законодательства, а именно введения профессиональных стандартов, бухгалтеру необходимо знать основы информатики и вычислительной техники. Поэтому выдачу расчётных листков в электронной форме не должна затронуть проблема «последней мили», и в ближайшее время она позволит избавить работодателей от проблем, связанных с фиксацией выдачи расчётного листка на бумажном носителе и защитой персональных данных работника.

Подводя итоги, можно с уверенностью заявить, что извещение работника о заработной плате в электронной форме влечёт за собой больше плюсов, чем минусов. Современные технологии позволят с лёгкостью перевести информацию, содержащуюся в расчётном листке, на любой язык (подойдёт как для иностранных рабочих, так и граждан России, желающих получать расчётный листок на национальном языке субъекта РФ), озвучивать её для лиц с ограниченными возможностями здоровья, а также избавить от головной боли работодателей, чьи работники находятся вне постоянного места работы (вахтовики, командированные, работники частных агентств занятости). А учитывая недавнюю инициативу Пенсионного фонда России, выраженную в информационном письме Пенсионного фонда России и Федерации независимых профсоюзов РФ от 28 декабря 2016 г. № АД-25-26/19130, 101-114/237 «О сотрудничестве Пенсионного фонда Российской Федерации с Федерацией Независимых Профсоюзов России по вопросу подготовки документов для назначения пенсии работникам», можно с определённой долей уверенности заявить, что электронный расчётный листок получит своё законное «место под солнцем».

(утв. Общероссийским отраслевым объединением работодателей угольной промышленности, Российским независимым профсоюзом работников угольной промышленности 26.10.2015).

В организации 1500 работников на удалении по всему Крыму, следовательно выдать расчетные листки лично каждому в руки бухгалтеру не предоставляется возможным. Каким образом организовать выдачу расч. листков по зарплате, чтобы избежать штрафов?

Ответ

Закон не запрещает выдавать расчетные листки не в бумажном, а в электронном виде.

Вам не надо распечатывать расчетные листки, приглашать в бухгалтерию работников и выдавать каждому документ.

Расчетный листок в электронном виде можно:

• отправить по электронной почте;
• открыть в специальной программе;
• выложить в личном кабинете или на личной странице работника в Интернете.

Расчетный листок — по электронной почте

Компания вправе установить, что работники будут получать расчетные листки по электронной почте. Этот способ пропишите в том локальном нормативном акте, который утвердил форму расчетного листка. Так рекомендует Роструд в письме от 27.12.2016 № ПГ/36563-6-1.

Минтруд России не возражает, но уточняет, что порядок извещения нужно закрепить в одном из документов:

• в трудовом договоре;
• коллективном договоре;
• локальном нормативном акте работодателя.

Условие об электронном извещении работника не противоречит требованиям статьи 136 Трудового кодекса (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Судьи тоже считают, что направлять расчетные листки работникам по электронной почте можно (определения Московского городского суда от 18.07.2011 по делу № 33-22203, от 24.05.2011 по делу № 33-15061).

Кадровик должен ознакомить работников с локальным нормативным актом, в котором установлен порядок выдачи расчетных листков под роспись (ч. 2 ст. 22 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Если это условие находится, например, в положении об оплате труда, рекомендуем оформить лист ознакомления с локальным актом и прикрепить его к положению.

Доступ к расчетному листку по логину и паролю

Компания предоставляет каждому работнику личный логин и пароль для доступа в программу, которая формирует расчетные листки. Каждый работник получает доступ только к своим персональным данным. Из программы он может распечатать свой расчетный листок. Работники без персональных рабочих компьютеров заходят в программу со специально выделенных мест доступа. Судьи поддерживают такой порядок (апелляционное определение Омского областного суда от 24.07.2013 по делу № 33-4740/2013).

Расчетный листок в личном кабинете или на личной странице работника

В день выдачи или перечисления зарплаты за вторую половину месяца бухгалтер размещает расчетные листки в личных кабинетах или на личных страницах работников в интернет-банке. Условие об этом должно быть прописано в положении об оплате труда компании. Каждый работник имеет доступ только к своему расчетному листку. Сохранность персональных данных обеспечивается.

Работникам можно разослать электронные расчетные листки, например, по электронной почте или скайпу. Мы расскажем, как это сделать.

Теперь электронные расчетные листки разрешил выдавать и Минтруд. Ранее суд уже признавал правомерной выдачу расчетных листков в электронном формате. Например, когда работодатель предоставлял сотрудникам логин и пароль для доступа к ресурсу, где каждый из них мог получить информацию о своем заработке в электронном виде и распечатать ее (апелляционное определение Новосибирского областного суда от 24 июня 2014 г. по делу № 33-5183/2014).

• Важная статья:

Как правильно выдать расчетные листки

В законодательстве не сказано, каким способом передать расчетные листки. Их можно как распечатать на бумаге, так и направить в электронном виде. Второй способ экономит время. Вам не надо распечатывать расчетные листки, приглашать в бухгалтерию работников и выдавать каждому документ. Расчетный листок в электронном виде можно отправить по электронной почте, открыть в специальной программе, выложить в личном кабинете или на личной странице работника в интернете.

Чтобы выдать работникам электронные расчетные листки, бухгалтерия должна прописать способ в том локальном акте, который утвердил форму расчетного листка (письмо Роструда от 27 декабря 2016 г. № ПГ/36563-6-1). Порядок извещения нужно закрепить в одном из документов: в трудовом или коллективном договоре, локальном акте работодателя.Формулировка может быть такая:

Работодатель в день выплаты зарплаты за вторую половину месяца высылает на корпоративный адрес электронной почты работника расчетный листок по форме, которая установлена в приложении к настоящим Правилам.

Изменения внесите приказом и ознакомьте с ним работников. Предупреждать сотрудников о поправках за два месяца не надо, так как изменения не ухудшают их положения (ст. 74 Трудового кодекса РФ).

Не у всех работников есть электронная почта и доступ в интернет. Поэтому полностью исключать бумажные документы не стоит. Оставьте оба способа извещения. Это тоже не противоречит кодексу.

Как заполнять электронные расчетные листки

Приведем бланк и образец заполнения расчетного листка (см. образец). Эту форму можно рассылать в электронном виде. Также вы можете отправлять по электронной почте выписку из бухгалтерских программ по зарплате, например из 1С.

Образец. Как заполнить расчетный листок

Как подтвердить выдачу

Чтобы подтвердить выдачу электронных расчетных листков, нужно настроить отправку сообщений с подтверждением о прочтении. Когда сотрудник получит такое письмо и откроет, придет электронное подтверждение. В архив нужно сохранить отправленные сообщения с расчетными листками. В таком случае бухгалтер сможет быстро найти нужное письмо.

Если трудовая инспекция обнаружит, что бухгалтерия не выдавала расчетные листки, учреждение оштрафуют на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб. За нарушение трудового законодательства должностные лица могут заплатить штраф от 1 тыс. до 5 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). За повторную ошибку работодателю придется перечислить в бюджет 70 тыс. руб., а руководителя и вовсе могут дисквалифицировать.

Вопрос:

Обязан ли работодатель ежемесячно выдавать своим работникам расчетный листок? Если обязан, то каким образом нужно извещать сотрудника о выплачиваемой ему заработной плате и ее составных частях?

Статья 57 ТК РФ в качестве условий, обязательных для включения в трудовой договор, предусматривает условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).

В трудовом договоре зарплата работнику устанавливается в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда.

Системы оплаты труда, в свою очередь, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, определяются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Таким образом, на основании трудового договора работник должен понимать размер зарплаты и ее составных частей, условия, при которых производятся выплаты, входящие в состав зарплаты.

Статья 136 ТК РФ регламентирует порядок, место и сроки выплаты заработной платы. Так, устанавливается, что при ее выплате работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

• о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
• о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
• о размерах и основаниях произведенных удержаний;
• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

В целом указанная норма права представляет собой гарантию реализации закрепленного ст. 2, 21, 22, 56 ТК РФ права работника на своевременную и в полном размере выплату заработной платы и направлена на обеспечение согласования интересов сторон трудового договора при определении правил выплаты заработной платы, на создание условий беспрепятственного ее получения лично работником удобным для него способом, что соответствует положениям Конвенции Международной организации труда от 01.07.1949 № 95 «Относительно защиты заработной платы».

Извещение работника осуществляется посредством его ознакомления с расчетным листком. Целью выдачи расчетного листка является необходимость проинформировать лицо, из чего складывается его очередная заработная плата.

При этом ТК РФ предусматривает, что форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов, то есть с учетом мнения профсоюза (при его наличии). Иными словами, форму расчетного листка работодатель утверждает самостоятельно с соблюдением указанных правил.

Расчетный листок, как правило, выдается при начислении и выплате работникам второй части заработной платы (обычно в конце месяца). Получается, по окончании месяца всем работникам должны быть выданы расчетные листки.

Отметим, что ТК РФ не предусмотрена выдача отдельных расчетных листков при выплате отпускных. Так, оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Исходя из определения понятия «заработная плата», приведенного в ст. 129 ТК РФ, оплата отпуска выплатой заработной платы не является. В связи с этим работодатель не должен специально выдавать расчетный листок работнику при выплате отпускных сумм (Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). Соответственно, работник, в том числе ушедший в отпуск, получит в общем порядке расчетный листок, в котором будет содержаться информация об общей денежной сумме, подлежащей выплате (уже выплаченной).

Как правило, расчетные листки оформляются на бумажном носителе и выдаются лично работнику. Сегодня на практике нередко возникает вопрос о том, возможно ли исполнение обязанности работодателя, установленной ст. 136 ТК РФ, об извещении работника о зарплате в электронной форме посредством направления на электронную почту работника. По указанному вопросу дал разъяснения Минтруд в Письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560. В нем обращается внимание на то, что ТК РФ не регламентирует порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок), из чего делается вывод: если в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок не нарушает положения ст. 136 ТК РФ.

Работодатель обязан извещать работника о размере заработной платы путем выдачи расчетного листка в бумажном варианте или направления по электронной почте. Форма расчетного листка утверждается работодателем самостоятельно с учетом мнения профсоюза. Направление расчетного листка по электронной почте должно быть предусмотрено в трудовом договоре, коллективном договоре или локальных правовых актах работодателя.

В. В. Рябинин , эксперт журнала

«Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение », №6, июнь, 2017 г.

Работодатель обязан при выплате заработной платы работнику извещать его в письменной форме (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

• о составных частях зарплаты, причитающейся за соответствующий период;
• о размерах иных сумм, начисленных работнику;
• о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Указанная выше информация обычно отображается в расчетном листке, форму которого работодатель разрабатывает самостоятельно.

Невыдача работникам расчетных листков рассматривается как нарушение трудового законодательства. За это предусмотрена ответственность в виде предупреждения или штрафа на должностных лиц работодателя в размере от 1 000 до 5 000 рублей; штрафа на работодателя-ИП от 1 000 до 5 000 рублей или штрафа на работодателя-организацию от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ).

А можно ли выдавать расчетные листки в электронной форме и как работнику составить заявление о направлении ему расчетного листка на электронную почту, расскажем в нашей консультации.

О расчетном листке в электронной форме

Ст.136 ТК РФ предусматривает, что работодатель извещает работника о его зарплате, ее составных частях, удержаниях из нее в письменной форме. Буквальное прочтение нормы предполагает, что расчетные листки должны выдаваться работникам на бумаге. Роструд ранее считал, что ТК РФ не предусматривает право работодателя выдавать расчетные листки в электронной форме за одним исключением. Оно касается дистанционных работников. С ними ТК РФ разрешает обмениваться электронными документами (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Составляем заявление на электронные расчетные листки

Заявление на получение расчетных листков в электронной форме составляется в произвольной форме. Оно адресуется работодателю и содержит со ссылкой на положения трудового, коллективного договора или локального нормативного акта работодателя просьбу работника направлять ему расчетные листки в электронной почте. Указывается и соответствующий адрес электронной почты.

Напоминаем, что несмотря на то, что зарплату нужно выплачивать не реже чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ), расчетный листок достаточно направлять лишь при окончательном расчете с работником по итогам месяца. Это связано с тем, что составные части заработной платы при выплате аванса еще не известны.

Приведем образец заполнения заявления работника на получение расчетных листков в электронном виде на почту.